1. Amaç ve Kapsam

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili ikincil düzenlemeler uyarınca, Fidora RentACar araç kiralama yönetim platformunu (“Platform”) kullanan firma sahipleri, şube yöneticileri, çalışanlar ve yetkili kullanıcılar (“Kullanıcı”) ile Platform'a üye araç kiralama firmalarının (“Firma”) müşterilerine ve sürücülerine ilişkin kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.

Bu metin aynı zamanda; Firma'nın Platform üzerinde işlediği müşteri, sürücü, rezervasyon, sözleşme, araç ve ödeme verilerine ilişkin veri işleme talimatını; Kullanıcı'nın Firma adına verdiği yetki ve doğruluk beyanlarını; tarafların sorumluluklarını ve Platform kayıtlarının delil niteliğini düzenleyen bağlayıcı bir kullanım sözleşmesidir. Metni onaylayan Kullanıcı, bu beyanları hem kendi adına hem de bağlı olduğu Firma adına vermiş sayılır.

2. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

Platform işletmecisi: FİDORA TEKNOLOJİ YAZILIM LİMİTED ŞİRKETİ (“Fidora RentACar” markası) · Adres: Kestel Mah. Üniversite Cad. Camı No:86/3 Alanya/Antalya · MERSİS: 0619131072400001 · KEP: [email protected] · E-posta: [email protected] · Telefon: 0533 524 86 94.

Kullanıcı hesaplarına ilişkin veriler bakımından FİDORA TEKNOLOJİ YAZILIM LİMİTED ŞİRKETİ veri sorumlusudur. Firma'nın kendi müşterilerine, sürücülerine ve çalışanlarına ait Platform'a girdiği veriler bakımından ise veri sorumlusu Firma'dır; FİDORA TEKNOLOJİ YAZILIM LİMİTED ŞİRKETİ bu veriler bakımından yalnız Firma'nın talimatı doğrultusunda, hizmetin ifası amacıyla hareket eden veri işleyendir.

3. Firma'nın Veri İşleme Talimatı ve Beyanları

• Firma; müşteri ve sürücülerine ait kimlik, ehliyet, iletişim, rezervasyon, araç teslim/iade, hasar ve ödeme verilerinin Platform'da işlenmesini, saklanmasını ve Firma'nın yetkilendirdiği kullanıcılara sunulmasını talimat olarak verir.
• Firma; ilgili kişileri (müşteri, sürücü, çalışan) kişisel verilerinin araç kiralama hizmeti kapsamında bir veri işleyen aracılığıyla işleneceği konusunda aydınlattığını, işleme için gerekli hukuki sebeplere sahip olduğunu ve gereken hâllerde açık rızaları aldığını beyan ve taahhüt eder.
• T.C. kimlik / vergi numarası, ehliyet ve pasaport numarası gibi hassas alanlar Platform'da uygulama katmanında şifrelenerek (AES-256-GCM) saklanır; listelerde maskelenerek gösterilir.
• Teslim ve iade sırasında çekilen fotoğraf, video, imza ve konum kayıtları hasar ve sözleşme uyuşmazlıklarında delil olarak saklanır; bu kayıtların tutulması Firma'nın meşru menfaatine ve sözleşmenin ifasına dayanır.
• Firma bu talimatı, yazılı bildirimle ya da aboneliği sona erdirerek her zaman sona erdirebilir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (fatura, sözleşme, denetim kayıtları) süresi dolana kadar saklanmaya devam eder.

4. Kullanıcı'nın Yetki Beyanı

• Kullanıcı; Firma adına bu metindeki beyanları vermeye, Platform'a veri girmeye ve Platform'u kullanmaya yetkili olduğunu beyan eder.
• Kullanıcı; yetkisinin daraltılması, sona ermesi veya işten ayrılması hâlinde bunu derhal Firma yöneticisine bildireceğini taahhüt eder. Firma, ayrılan kullanıcının hesabını pasifleştirmekle yükümlüdür.

5. Sorumluluk ve Delil Sözleşmesi

• Platform'a girilen verilerin doğruluğu, eksiksizliği ve güncelliği veriyi giren Firma'nın ve Kullanıcı'nın sorumluluğundadır.
• Fiyat, kur ve vergi hesaplamaları Firma'nın tanımladığı kontrat ve parametrelere göre yapılır; parametrelerin doğruluğu Firma'nın sorumluluğundadır.
• Firma'nın veya Kullanıcı'nın bu metindeki beyanlarının gerçeğe aykırı olması, gerekli aydınlatma ve açık rızaların alınmamış olması ya da Platform verilerinin amaç dışı kullanılması hâllerinde doğacak idari para cezaları ve üçüncü kişi taleplerinden Firma ve ilgili Kullanıcı sorumludur.
• Parolanın paylaşılması, ortak cihazda oturumun açık bırakılması gibi Kullanıcı'dan kaynaklanan güvenlik ihlallerinden Kullanıcı ve Firma sorumludur.
• Taraflar; Platform'un denetim kayıtlarının (hash zinciriyle korunan log kayıtları), zaman damgalı fotoğraf/video/imza kayıtlarının ve onay kayıtlarının HMK md. 193 kapsamında kesin delil niteliğinde olduğunu kabul eder.
• Bu metinden doğan uyuşmazlıklarda Türk hukuku uygulanır; Antalya (Alanya) mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.

6. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

• Kullanıcı kimlik ve iletişim bilgileri: ad, soyad, e-posta, telefon, görev.
• Firma / organizasyon bilgileri: bağlı olunan firma ve şube, rol ve yetkiler.
• İşlem güvenliği bilgileri: parola özeti (parolanın kendisi saklanmaz), oturum anahtarları, giriş / çıkış kayıtları, başarısız giriş denemeleri, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, zaman damgaları.
• Kullanım ve denetim kayıtları: görüntülenen ekranlar, oluşturulan / değiştirilen kayıtlar (değişen alanların eski ve yeni değerleri), dışa aktarmalar, yönetim işlemleri, KVKK onay kayıtları.
• Firma müşterilerine ve sürücülerine ilişkin veriler (Firma adına): ad-soyad, T.C. kimlik / vergi no, doğum tarihi, uyruk, ehliyet bilgileri, pasaport bilgileri, iletişim ve adres bilgileri, rezervasyon ve kiralama geçmişi, teslim/iade fotoğrafları, hasar kayıtları, ödeme ve fatura tutarları. Kart bilgileri Platform'da saklanmaz; yalnız ödeme kuruluşunun verdiği belirteç (token) tutulur.

7. İşleme Amaçları

• Kullanıcı hesabının oluşturulması, kimlik doğrulama, oturum yönetimi ve yetkilendirme (rol ve şube bazında erişim).
• Araç, şube, müşteri, rezervasyon, teslim/iade, hasar, fiyatlandırma ve raporlama hizmetlerinin sunulması.
• Fatura, e-Fatura/e-Arşiv, ödeme ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi (entegrasyonlar etkinleştirildiğinde).
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi, hata ayıklama ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması.

8. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; Platform'a giriş ve kullanım sırasında elektronik ortamda, kullanıcıların kendi girdikleriyle ve sistem kayıtlarıyla (log) toplanır.

Veriler KVKK md. 5/2 kapsamında şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: (c) sözleşmenin kurulması veya ifası, (ç) hukuki yükümlülük (vergi mevzuatı, 5651 sayılı Kanun), (e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, (f) meşru menfaat (güvenlik, hasar ispatı, onayların ispatı). Firma müşterilerine ait veriler bakımından hukuki sebebin varlığı Firma'nın sorumluluğundadır (bkz. madde 3).

9. Aktarım

• Kullanıcının bağlı olduğu Firma ve Firma yöneticileri (yetki kapsamıyla sınırlı olarak).
• Barındırma, e-posta, SMS, ödeme, e-Fatura entegratörü ve araç takip hizmeti sağlayıcıları (yalnız hizmetin ifası için ve Firma tarafından etkinleştirildiğinde).
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar (talep hâlinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde).

10. Saklama Süreleri ve İmha

• Kullanıcı hesabı bilgileri: hesap aktif olduğu sürece ve kapandıktan sonra ilgili zamanaşımı süreleri boyunca.
• Denetim (audit) kayıtları: yasal asgari 10 yıl; bu kayıtlar otomatik silinmez.
• Değişiklik kayıtları ve operasyonel loglar: Firma'nın Log Saklama Politikası ekranında seçtiği süre (30 gün – sınırsız) boyunca; süre dolunca otomatik silinir.
• Rezervasyon, sözleşme ve fatura kayıtları: Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl.
• KVKK onay kayıtları: onayın ispatı için hizmet ilişkisi süresince ve sonrasında genel zamanaşımı süresi boyunca.
• Süresi dolan veriler periyodik imha süreçleriyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

11. Güvenlik Tedbirleri

• Şifreli bağlantı (HTTPS/TLS), parolaların tek yönlü özetlenerek saklanması, hassas alanların AES-256-GCM ile şifrelenmesi.
• Firmalar arası veri ayrımı (her sorguda firma kimliği zorunlu), rol ve şube bazlı yetkilendirme.
• E-posta doğrulama, cihaz sınırlı oturumlar, oturum süreleri, güvenli çerez ayarları, başarısız giriş kilidi ve hash zincirli denetim kayıtları.
• Veri ihlali durumunda KVKK md. 12/5 uyarınca ilgili kişilere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na 72 saat içinde bildirim; Firma müşterilerini etkileyen ihlallerde veri sorumlusu Firma'ya gecikmeksizin bilgi verilmesi.

12. Kullanıcının Gizlilik ve Kullanım Yükümlülükleri

• Platform'daki müşteri ve sürücü verilerini yalnız Firma'nın meşru iş amaçları için kullanmak; üçüncü kişilerle yetkisiz paylaşmamak.
• Hesap bilgilerinizi ve parolanızı gizli tutmak; ortak cihazlarda oturumu kapatmak.
• Dışa aktardığınız listeleri ve belgeleri güvenli ortamlarda saklamak, amaç dışında çoğaltmamak.
• Yetkisiz erişim, veri ihlali veya şüpheli bir durum fark ettiğinizde derhal Firma yöneticinize ve Platform'a bildirmek.

13. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Md. 11)

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK md. 7 şartları oluştuğunda silinmesini ya da yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

14. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte yazılı olarak ya da [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

Araç kiralama müşterileri, kendi kiralama verilerine ilişkin taleplerini veri sorumlusu olan, hizmet aldıkları araç kiralama firmasına iletmelidir; firmanın talebi hâlinde gerekli teknik destek sağlanır.

15. Çerezler

Platform; oturumun sürdürülmesi, güvenlik ve tercihlerinizin (ör. menü görünümü, tema) hatırlanması için zorunlu ve tercih çerezleri ile tarayıcı depolaması kullanır. Reklam veya üçüncü taraf izleme çerezi kullanılmaz.

16. Değişiklikler ve Yürürlük

Bu metin mevzuat veya hizmet değişikliklerine göre güncellenebilir. Değişikliklerde bir sonraki girişinizde yeniden onayınız istenir ve onaylanmadan Platform kullanılamaz. Onayladığınız metin sürümü, içerik özeti, onay tarihi ve saatiyle birlikte kayıt altına alınır ve bir kopyası e-posta adresinize gönderilir.